Zaměstnavatel chce úplně zrušit papírové výplatní pásky a plánuje zavést elektronické výplatnice a zasílat je zaměstnancům emailem. Někteří zaměstnanci ovšem nemají firemní ani soukromý e-mail. Jak tuto situaci řešit?
ODPOVĚĎ
povinnost vydat výplatní pásku ukládá zaměstnavateli § 142 odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. V současné době se často papírová výplatní páska nahrazuje páskou elektronickou. Ta zákonnou povinnost ve smyslu požadavku na písemnou formu splňuje. Zákoník práce neukládá zaměstnavateli povinnost pásku podepsat.
Cituji ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce:
㤠142
(5) Při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. Na žádost zaměstnance předloží zaměstnavatel doklady, na jejichž základě mzdu nebo plat vypočetl. “
U zaměstnanců, kteří při práci používají počítač a kterým byla přidělena firemní elektronická adresa, postačí informace, že nadále jim bude výplatní páska posílána na firemní elektronickou adresu.
Ve vašem případě záleží samozřejmě na tom, o kolik zaměstnanců se jedná. Nejjednodušší se jeví pověření konkrétního zaměstnance, který zaměstnancům bez elektronické adresy výplatní pásky vytiskne a předá. Pokud ovšem pro zaměstnavatele je toto řešení nevyhovující, tak v případě zaměstnance, který nemá firemní e-mail je třeba tuto situaci vyřešit. To znamená, že zaměstnavatel musí zaměstnanci zajistit podmínky, které mu umožní přístup k elektronické výplatní pásce. Takovým řešením může být zřízení firemního e-mailu z přístupem k počítači nebo je zde také možnost zřízení terminálu, jehož prostřednictvím bude mít zaměstnanec elektronickou pásku k dispozici, a to po zadání hesla. Platí také pravidlo, že zaměstnanec musí mít možnost si elektronickou pásku vytisknout nebo uložit na vlastní médium (např. flash disc). Pokud si zaměstnanec výplatní pásku chce vytisknout, tak tisk bude na náklady zaměstnavatele.
Zaměstnavatel rozhodně nesmí zaměstnance nutit k tomu, aby si soukromý e-mail zřídil, pokud ho nemá.
Při předání elektronických výplatních pásek musí zaměstnavatel dbát rovněž na ochranu osobních údajů zaměstnance, a to ve všech případech. Nejoptimálnější možností pro ochranu osobních údajů je možnost přístupu k elektronické výplatní pásce pod heslem, které si zvolí každý zaměstnanec.
Autor: Monika Emanuelová
