Udržujte popisy pracovních pozic aktuální

Začneme trochu od konce, a to tím, že by popisy pracovních pozic měly být aktuální. Abyste mohli popisy udržovat aktuální, musíte mít správně nastavený systém. Jinak se ztratíte ve spoustě dokumentů, které mnohdy nejsou ani správně vytvořené. Než se tedy pustíte do aktualizace stávajících dokumentů, odpovězte si na otázku, jestli obsahují vše potřebné. Jsou popisy pracovních pozic u vás ve firmě nastaveny tak, že poskytují dostatek informací o vykonávaných činnostech, odpovědnostech, pravomocech a organizačních vztazích? Definují požadavky na pozici z hlediska vzdělání, zkušeností, kompetencí nebo certifikátů? Pokud vaší odpovědí není jednoznačné ano, možná je na čase, abyste dokumenty dali do pořádku s podporou poradců nebo softwarového nástroje.

Jedním z takových softwarových řešení je aplikace HR DRIVE. Jedná se o moderní cloudové řešení bez nutnosti instalace softwaru. Skládá se z několika modulů, přičemž popisy pracovních pozic řeší jeden z nich.

Definujte obsah i kvalitu práce na pozici

Při vytváření popisů pracovních pozic byste měli stále myslet na to, že se jedná o popis pozice, nikoli popis schopností člověka, kterého na dané pozici máte. Popis práce by u sebe měl mít manažer, který pozici řídí. Při vytváření popisu by vždy mělo jít o spolupráci vedoucího s personálním útvarem. Kromě základních údajů v popisu pracovní pozice definujte odpovědnosti i pravomoci. Nezapomínejte na to, že stanovení odpovědností musí být jednoznačné. Dále uvádějte úkoly a činnosti, a to zejména stěžejní a dlouhodobé pro danou pozici. A v neposlední řadě také požadavky tzv. kompetence, podle kterých je možné hodnotit výkon konkrétního pracovníka.

Vytvořte popis pro každou pozici v souladu s firemní dokumentací a pamatujte na další pozice a útvary, aby byla popsána provázanost mezi pozicemi a mohli jste odkrýt případné duplicitní činnosti. Mějte na mysli, že i když je popis aktuální nyní, neznamená, že takový bude za pár měsíců. Pracovní prostředí se mění rychle a tomu by měla být přizpůsobena i možnost aktualizace.

Využívejte popisy i při náboru a nezapomínejte na cizí jazyky

Jak už bylo řečeno, pracovní prostředí se mění rychle. Správně připravený a aktuální popis pracovní pozice vám bude užitečný i při náboru nových zaměstnanců, obzvlášť pokud se pohybujete v prostředí, kde je fluktuace velká. Další změnou je stále častější vícejazyčnost pracovního prostředí. Pouze s češtinou už vystačíte málokde. I na to pamatují vývojáři aplikací. Modul Popisy pracovních pozic v HR DRIVE aplikaci je dostupný jak v češtině, tak v angličtině, navíc umožňuje vést popisy v různých jazycích, což ocení především zaměstnavatelé, zaměstnávající cizí státní příslušníky.